Regulamin korzystania z Billenso

§1 Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższe pojęcia mają następujące znaczenie:

• Abonament - opłata należna Usługodawcy za korzystanie z odpłatnego Pakietu Billenso w danym Okresie Rozliczeniowym.
• Aplikacja - webowa aplikacja Billenso dostępna przez przeglądarkę internetową, umożliwiająca korzystanie z funkcji Platformy.
• Cennik - aktualna informacja o dostępnych Pakietach, limitach i opłatach prezentowana na stronie Billenso lub w Aplikacji.
• Konto - indywidualny dostęp Usługobiorcy do Platformy, tworzony po rejestracji i logowaniu.
• KSeF - Krajowy System e-Faktur, z którym Billenso może integrować się w zakresie pobierania i prezentowania faktur sprzedażowych.
• Okres Rozliczeniowy - okres, za który naliczany jest Abonament za wybrany odpłatny Pakiet.
• Pakiet - wybrany wariant korzystania z Platformy, określający zakres funkcji i limity.
• Platforma - system informatyczny Billenso dostępny przez stronę internetową i Aplikację.
• Regulamin - niniejsze warunki świadczenia usług Billenso.
• Usługi - usługi świadczone drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem Platformy.
• Usługodawca - Billenso Kacper Matloka, prowadzona przez Kacper Matłoka, adres: Holzleitener Str. 11B, 85290 Geisenfeld, Niemcy, e-mail: contact@billenso.com.
• Usługobiorca - przedsiębiorca lub podmiot korzystający z Platformy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.

§2 Postanowienia ogólne

• Regulamin określa zasady korzystania z Platformy Billenso, w tym rejestracji Konta, korzystania z Usług, Pakietów, płatności, reklamacji oraz praw i obowiązków stron.
• Billenso jest przeznaczone dla użytkowników biznesowych i wspiera operacyjną obsługę faktur sprzedażowych, płatności oraz przypomnień o terminach płatności.
• Platforma jest dostępna przez stronę internetową oraz Aplikację webową. Billenso nie wymaga instalacji natywnej aplikacji mobilnej lub desktopowej.
• Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w sposób umożliwiający jego odtworzenie, utrwalenie i pobranie.
• Korzystanie z Platformy oznacza akceptację Regulaminu oraz zapoznanie się z Polityką prywatności Billenso.
• Usługodawca przetwarza dane osobowe zgodnie z Polityką prywatności, RODO oraz innymi właściwymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.

§3 Zakres usług Billenso

Billenso udostępnia narzędzia wspierające kontrolę należności i ograniczające ręczną pracę przy sprawdzaniu faktur, płatności i przypomnień.

• Import lub pobieranie faktur sprzedażowych, w tym z KSeF, w zakresie dostępnym dla wybranego Pakietu.
• Prezentowanie faktur, kontrahentów, terminów płatności, kwot, statusów płatności i historii działań w jednym panelu.
• Import danych o otrzymanych płatnościach z plików bankowych, w szczególności wyciągów w formacie XML/camt.053, jeżeli funkcja jest dostępna w danym Pakiecie.
• Automatyczne lub półautomatyczne dopasowywanie wpłat do faktur na podstawie danych faktury i danych przelewu.
• Konfigurację harmonogramów przypomnień wysyłanych przed terminem płatności lub po jego przekroczeniu.
• Obsługę szablonów wiadomości e-mail, danych firmy i historii wysyłki przypomnień.
• Dashboard oraz widoki pomagające sprawdzić, które faktury są opłacone, nieopłacone, po terminie lub wymagają dalszej uwagi.

§4 Pakiety i limity

Zakres funkcji zależy od wybranego Pakietu. Aktualne ceny i limity prezentowane są w Cenniku lub w Aplikacji.

• Starter - bezpłatny Pakiet obejmujący do 10 faktur w PDF, import płatności, automatyczne dopasowanie, ograniczone ustawienia harmonogramu oraz testowe przypomnienia wysyłane na własny adres e-mail.
• Professional - odpłatny Pakiet obejmujący do 200 faktur z KSeF, import płatności, automatyczne dopasowanie, pełną konfigurację harmonogramu oraz spersonalizowane przypomnienia do kontrahentów.
• Business - odpłatny Pakiet obejmujący do 400 faktur z KSeF, import płatności, automatyczne dopasowanie, pełną konfigurację harmonogramu oraz spersonalizowane przypomnienia do kontrahentów.
• Enterprise - Pakiet ustalany indywidualnie, obejmujący nielimitowaną liczbę faktur, pełen dostęp do aplikacji oraz możliwe dostosowania uzgodnione z Usługobiorcą.
• Usługodawca może zmieniać zakres Pakietów na przyszłość, przy czym zmiany nie powinny ograniczać opłaconego już zakresu Usług w trwającym Okresie Rozliczeniowym bez poinformowania Usługobiorcy.

§5 Rejestracja i Konto

• Korzystanie z Platformy wymaga założenia Konta i podania prawdziwych, aktualnych danych wymaganych w formularzu rejestracyjnym.
• Podczas rejestracji Usługobiorca może zostać poproszony w szczególności o adres e-mail, hasło, imię, nazwisko, nazwę firmy oraz numer NIP lub inny identyfikator podatkowy.
• Adres e-mail podany przy rejestracji służy jako login oraz podstawowy kanał komunikacji dotyczącej Konta, bezpieczeństwa, płatności i działania Platformy.
• Usługobiorca odpowiada za zachowanie poufności hasła i za działania wykonywane z użyciem Konta.
• Osoba rejestrująca Konto w imieniu firmy potwierdza, że jest uprawniona do działania w imieniu tego podmiotu albo posiada zgodę osoby uprawnionej.
• Usługodawca może odmówić utworzenia Konta, ograniczyć dostęp albo zablokować Konto, jeżeli dane są nieprawdziwe, Konto narusza Regulamin albo korzystanie z Platformy może naruszać prawo lub bezpieczeństwo usługi.

§6 Zakup, zmiana i korzystanie z Pakietu

• Po rejestracji Usługobiorca może rozpocząć korzystanie z Pakietu Starter albo wybrać odpłatny Pakiet dostępny w Cenniku.
• Zmiana Pakietu może odbywać się z poziomu Aplikacji, przez proces płatności albo po kontakcie z Usługodawcą, jeżeli wybrany Pakiet wymaga indywidualnych ustaleń.
• Dostęp do odpłatnego Pakietu może zostać aktywowany po zaksięgowaniu płatności lub po pozytywnej autoryzacji płatności przez operatora płatności.
• Jeżeli Usługobiorca przekroczy limit właściwy dla Pakietu, część funkcji może zostać ograniczona do czasu zmiany Pakietu, odnowienia limitu albo indywidualnego uzgodnienia warunków.
• Pakiet Enterprise wymaga indywidualnego kontaktu i może być objęty osobnymi warunkami handlowymi.

§7 Płatności

• Za odpłatne Pakiety Usługobiorca zobowiązuje się zapłacić Abonament zgodny z Cennikiem obowiązującym w chwili wyboru Pakietu, chyba że dla Pakietu Enterprise uzgodniono osobne warunki.
• Abonament jest płatny z góry za wybrany Okres Rozliczeniowy i odnawia się automatycznie, o ile Usługobiorca nie anuluje subskrypcji przed końcem bieżącego Okresu Rozliczeniowego albo strony nie uzgodnią inaczej.
• Proces zamówienia odpłatnych Pakietów samoobsługowych jest prowadzony w Aplikacji z wykorzystaniem Stripe jako dostawcy infrastruktury płatniczej. Stripe obsługuje autoryzację płatności, odnowienia subskrypcji, rozliczenia techniczne oraz mechanizmy przeciwdziałania nadużyciom.
• Billenso odpowiada za udostępnienie aplikacji, działanie funkcji Platformy oraz wsparcie techniczne dotyczące produktu.
• Dostępne metody płatności są prezentowane w Aplikacji lub w procesie zamówienia.
• Jeżeli zgodnie z właściwymi przepisami do ceny należy doliczyć podatek, zostanie on naliczony zgodnie z obowiązującymi zasadami.
• Usługobiorca zgadza się na otrzymywanie faktur i dokumentów rozliczeniowych drogą elektroniczną.
• Subskrypcją można zarządzać w Aplikacji albo przez panel rozliczeń udostępniany przez Stripe. Anulowanie subskrypcji zatrzymuje przyszłe odnowienia; dostęp do odpłatnego Pakietu może pozostać aktywny do końca opłaconego Okresu Rozliczeniowego, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
• Brak terminowej płatności może skutkować ograniczeniem lub zawieszeniem dostępu do odpłatnych funkcji Platformy.
• Usługodawca może zmieniać ceny Pakietów na przyszłość. Zmiana ceny nie wpływa na już opłacony Okres Rozliczeniowy.
• O planowanej zmianie ceny Usługodawca informuje z odpowiednim wyprzedzeniem przez Platformę, wiadomość e-mail albo w procesie odnowienia subskrypcji.

§8 KSeF, płatności i przypomnienia

• Usługobiorca odpowiada za posiadanie prawa do podłączenia danej firmy do KSeF oraz za prawidłowe skonfigurowanie integracji.
• Usługobiorca odpowiada za legalność, poprawność i aktualność danych faktur, danych kontrahentów, adresów e-mail oraz danych używanych w przypomnieniach.
• Wyniki automatycznego dopasowania płatności do faktur mają charakter wspierający proces operacyjny i powinny być weryfikowane przez Usługobiorcę, jeżeli wymaga tego jego proces biznesowy.
• Harmonogram przypomnień działa na podstawie konfiguracji ustawionej przez Usługobiorcę. Usługobiorca odpowiada za treść, częstotliwość i zasadność wiadomości kierowanych do swoich kontrahentów.
• Billenso nie pośredniczy w realizacji płatności pomiędzy Usługobiorcą a jego kontrahentami i nie jest stroną relacji handlowej, której dotyczy faktura.

§9 Warunki techniczne i bezpieczeństwo

• Do korzystania z Platformy potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa oraz aktywny adres e-mail.
• Usługobiorca powinien korzystać z aktualnego oprogramowania, zabezpieczonego urządzenia oraz silnych haseł.
• Zabronione jest udostępnianie danych logowania osobom nieuprawnionym, obchodzenie zabezpieczeń Platformy, testowanie podatności bez zgody Usługodawcy lub korzystanie z Platformy w sposób zakłócający jej działanie.
• W przypadku podejrzenia nieautoryzowanego dostępu do Konta Usługobiorca powinien niezwłocznie zmienić hasło i skontaktować się z Usługodawcą.
• Komunikacja z Platformą powinna odbywać się z użyciem szyfrowanego połączenia, jednak korzystanie z Internetu zawsze wiąże się z ryzykami technicznymi.
• Zabronione jest wykorzystywanie Platformy do działań niezgodnych z prawem, wysyłania spamu, phishingu, niezamówionych wiadomości, rozpowszechniania złośliwego oprogramowania, automatycznego pozyskiwania danych bez zgody Usługodawcy lub innych działań mogących naruszać bezpieczeństwo, stabilność albo reputację Platformy.

§10 Licencja i własność intelektualna

• Na czas korzystania z Platformy Usługodawca udziela Usługobiorcy niewyłącznego, nieprzenoszalnego prawa do korzystania z Platformy zgodnie z Regulaminem i wybranym Pakietem.
• Wszelkie prawa do Platformy, interfejsu, logotypów, elementów graficznych, kodu, baz danych, dokumentacji i materiałów Billenso pozostają przy Usługodawcy lub właściwych uprawnionych podmiotach.
• Usługobiorca nie może kopiować, sprzedawać, udostępniać, modyfikować, dekompilować, prowadzić inżynierii wstecznej ani tworzyć rozwiązań pochodnych na podstawie Platformy, poza zakresem dozwolonym prawem.
• Usługobiorca zachowuje prawa do danych, dokumentów i treści wprowadzanych do Platformy.
• Strony zobowiązują się zachować w poufności informacje techniczne, organizacyjne, handlowe i inne informacje posiadające wartość gospodarczą, uzyskane w związku z korzystaniem z Platformy, chyba że obowiązek ujawnienia wynika z przepisów prawa.

§11 Powierzenie przetwarzania danych osobowych

• W zakresie, w jakim Usługobiorca wprowadza do Platformy dane osobowe swoich kontrahentów, pracowników lub innych osób, Usługobiorca działa jako administrator danych, a Usługodawca jako podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu Usługobiorcy.
• Usługodawca przetwarza dane osobowe wyłącznie w celu świadczenia Usług, utrzymania Platformy, zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi integracji oraz realizacji funkcji dostępnych w wybranym Pakiecie.
• Usługobiorca powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych na czas korzystania z Platformy, w zakresie obejmującym w szczególności dane identyfikacyjne, kontaktowe, rozliczeniowe, dane faktur, dane płatności oraz historię działań w Platformie.
• Usługodawca przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługobiorcy, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z przepisów prawa.
• Usługodawca zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania poufności albo podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi poufności.
• Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją.
• Usługodawca może korzystać z usług zewnętrznych dostawców infrastruktury, hostingu, poczty elektronicznej, analityki, monitoringu, płatności lub innych usług technicznych, jeżeli jest to potrzebne do świadczenia Usług. Usługodawca zapewnia, że dalsze powierzenie przetwarzania odbywa się zgodnie z wymaganiami RODO.
• Usługodawca, w miarę możliwości technicznych i organizacyjnych, pomaga Usługobiorcy w realizacji obowiązków związanych z wykonywaniem praw osób, których dane dotyczą, oraz obowiązków dotyczących bezpieczeństwa przetwarzania.
• Po zakończeniu świadczenia Usług Usługodawca usuwa albo zwraca dane osobowe zgodnie z Regulaminem, Polityką prywatności, odrębnymi ustaleniami stron lub obowiązującymi przepisami prawa.
• Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych mogą zostać określone w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych.

§12 Prawa i obowiązki stron

• Usługodawca zobowiązuje się dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia działania Platformy, bezpieczeństwa danych oraz rozwoju Usługi.
• Usługodawca może wprowadzać aktualizacje, poprawki, zmiany techniczne i przerwy serwisowe, jeżeli są potrzebne do utrzymania, bezpieczeństwa lub rozwoju Platformy.
• Usługobiorca zobowiązuje się korzystać z Platformy zgodnie z prawem, Regulaminem, instrukcjami i przeznaczeniem Usługi.
• Usługobiorca odpowiada za dane wprowadzone do Platformy, konfigurację integracji, harmonogramy przypomnień i decyzje biznesowe podejmowane na podstawie danych z Platformy.
• Informacje techniczne, systemowe i obsługowe mogą być wysyłane na adres e-mail przypisany do Konta i nie stanowią informacji handlowej.
• Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej ani bezbłędnej dostępności Platformy, jednak dokłada należytej staranności w celu ograniczenia przerw technicznych i usuwania zgłoszonych problemów.
• Planowane przerwy techniczne mogą być komunikowane z wyprzedzeniem, jeżeli jest to możliwe z punktu widzenia technicznego.

§13 Odpowiedzialność

• Billenso jest narzędziem wspierającym obsługę należności, a nie usługą księgową, podatkową, prawną ani windykacyjną.
• Usługodawca nie odpowiada za relacje handlowe Usługobiorcy z jego kontrahentami, terminowość płatności kontrahentów, poprawność danych dostarczonych przez Usługobiorcę ani decyzje podjęte wyłącznie na podstawie danych z Platformy.
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy lub błędy wynikające z działania usług zewnętrznych, dostawców infrastruktury, systemów bankowych, KSeF, poczty elektronicznej, operatorów płatności lub braku dostępu do Internetu po stronie Usługobiorcy.
• W zakresie dopuszczalnym przez prawo odpowiedzialność Usługodawcy wobec Usługobiorcy będącego przedsiębiorcą ogranicza się do rzeczywiście poniesionej szkody oraz do łącznej kwoty Abonamentu zapłaconego przez Usługobiorcę za okres 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące odpowiedzialność.
• Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, utratę danych, utratę kontrahentów, utratę przychodów ani pośrednie szkody związane z korzystaniem z Platformy.
• Ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania w przypadku szkody wyrządzonej umyślnie albo w zakresie, w jakim odpowiedzialności nie można wyłączyć lub ograniczyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług spowodowane siłą wyższą, przez którą rozumie się zdarzenia pozostające poza rozsądną kontrolą Usługodawcy, w szczególności awarie infrastruktury telekomunikacyjnej, przerwy w dostawie energii, działania organów państwowych, cyberataki, klęski żywiołowe, konflikty zbrojne lub awarie usług dostawców zewnętrznych.

§14 Okres obowiązywania i rozwiązanie umowy

• Umowa o świadczenie Usług zostaje zawarta z chwilą utworzenia Konta lub rozpoczęcia korzystania z Platformy po zaakceptowaniu Regulaminu.
• Usługobiorca może zakończyć korzystanie z Platformy przez usunięcie Konta lub kontakt z Usługodawcą.
• Po rozwiązaniu umowy dane mogą być przechowywane przez ograniczony czas potrzebny do wykonania kopii bezpieczeństwa, realizacji obowiązków prawnych, rozpatrywania roszczeń lub przywrócenia Usługi na żądanie Usługobiorcy, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania.
• Usługodawca może usunąć dane Usługobiorcy po upływie 30 dni od rozwiązania umowy lub usunięcia Konta, chyba że strony uzgodnią inaczej.
• Rozwiązanie umowy może skutkować utratą dostępu do Konta, danych, konfiguracji, historii przypomnień i plików przetwarzanych w Platformie, chyba że przepisy prawa albo odrębne ustalenia wymagają dalszego przechowywania danych.
• Usługodawca może wypowiedzieć lub rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu, naruszenia prawa, działań zagrażających bezpieczeństwu Platformy, podania nieprawdziwych danych lub braku płatności za odpłatny Pakiet.

§15 Reklamacje i kontakt

• Reklamacje dotyczące działania Platformy można składać drogą elektroniczną na adres contact@billenso.com.
• Reklamacja powinna zawierać dane pozwalające zidentyfikować Konto, opis problemu, datę wystąpienia problemu oraz oczekiwany sposób rozwiązania sprawy.
• Usługodawca odpowiada na reklamację w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia, chyba że charakter sprawy wymaga dłuższego czasu analizy.
• Jeżeli zgłoszenie wymaga uzupełnienia, termin odpowiedzi liczony jest od dnia otrzymania brakujących informacji.
• W zwykłych sprawach dotyczących Billenso można kontaktować się przez contact@billenso.com.

§16 Postanowienia końcowe

• Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności z powodu zmian w Platformie, Cenniku, przepisach prawa, modelu sprzedaży, bezpieczeństwie lub zakresie świadczonych Usług.
• O istotnych zmianach Regulaminu Usługodawca informuje przez Platformę, e-mail lub stronę internetową.
• Jeżeli Usługobiorca nie akceptuje zmian Regulaminu, może zakończyć korzystanie z Platformy przed wejściem zmian w życie. Dalsze korzystanie z Platformy po dacie wejścia zmian w życie oznacza akceptację zmienionego Regulaminu.
• Regulamin został sporządzony w języku polskim.
• Regulamin oraz umowa o świadczenie Usług podlegają prawu polskiemu, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa mających zastosowanie do Usługobiorcy lub Usługodawcy. Wszelkie spory związane z Regulaminem lub korzystaniem z Platformy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.
• Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.

§17 Polityka zwrotów

Billenso umożliwia wystąpienie o zwrot płatności za odpłatny Pakiet w terminie 30 dni.

• Wniosek o zwrot można złożyć w terminie 30 dni od dnia zakupu lub odnowienia subskrypcji. Zwroty są rozpatrywane przez Usługodawcę z uwzględnieniem statusu płatności i obowiązujących przepisów prawa.
• Aby poprosić o zwrot, napisz do nas na contact@billenso.com, podając adres e-mail użyty przy zakupie oraz, jeżeli jest dostępny, identyfikator transakcji albo subskrypcji Stripe.
• Zwrot może zostać dokonany w całości albo częściowo, zgodnie z oceną zgłoszenia, stanem rozliczenia w Stripe oraz obowiązującymi przepisami prawa. Złożenie wniosku nie gwarantuje zwrotu, jeżeli zwrot nie przysługuje zgodnie z prawem lub stanem wykonania usługi.
• Po pełnym zwrocie płatności dostęp do odpłatnego Pakietu może zostać zakończony albo ograniczony do Pakietu Starter.
• Niniejsza polityka nie ogranicza praw, które przysługują kupującemu na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.