Regulamin korzystania z Billenso

§1 Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższe pojęcia mają następujące znaczenie:

• Abonament - opłata należna Usługodawcy za korzystanie z odpłatnego Pakietu Billenso w danym Okresie Rozliczeniowym.
• Aplikacja - webowa aplikacja Billenso dostępna przez przeglądarkę internetową, umożliwiająca korzystanie z funkcji Platformy.
• Cennik - aktualna informacja o dostępnych Pakietach, limitach i opłatach prezentowana na stronie Billenso lub w Aplikacji.
• Konto - indywidualny dostęp Usługobiorcy do Platformy, tworzony po rejestracji i logowaniu.
• KSeF - Krajowy System e-Faktur, z którym Billenso może integrować się w zakresie pobierania i prezentowania faktur sprzedażowych.
• Okres Rozliczeniowy - okres, za który naliczany jest Abonament za wybrany odpłatny Pakiet.
• Pakiet - wybrany wariant korzystania z Platformy, określający zakres funkcji i limity.
• Platforma - system informatyczny Billenso dostępny przez stronę internetową i Aplikację.
• Regulamin - niniejsze warunki świadczenia usług Billenso.
• Usługi - usługi świadczone drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem Platformy.
• Usługodawca - Kacper Matloka IT Solutions, prowadzona przez Kacper Matłoka, adres: Holzleitener Str. 11B, 85290 Geisenfeld, Niemcy, e-mail: contact@billenso.com.
• Usługobiorca - przedsiębiorca lub podmiot korzystający z Platformy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.

§2 Postanowienia ogólne

• Regulamin określa zasady korzystania z Platformy Billenso, w tym rejestracji Konta, korzystania z Usług, Pakietów, płatności, reklamacji oraz praw i obowiązków stron.
• Billenso jest przeznaczone dla użytkowników biznesowych i wspiera operacyjną obsługę faktur sprzedażowych, płatności oraz przypomnień o terminach płatności.
• Platforma jest dostępna przez stronę internetową oraz Aplikację webową. Billenso nie wymaga instalacji natywnej aplikacji mobilnej lub desktopowej.
• Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w sposób umożliwiający jego odtworzenie, utrwalenie i pobranie.
• Korzystanie z Platformy oznacza akceptację Regulaminu oraz zapoznanie się z Polityką prywatności Billenso.
• Usługodawca przetwarza dane osobowe zgodnie z Polityką prywatności, RODO oraz innymi właściwymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.

§3 Zakres usług Billenso

Billenso udostępnia narzędzia wspierające kontrolę należności i ograniczające ręczną pracę przy sprawdzaniu faktur, płatności i przypomnień.

• Import lub pobieranie faktur sprzedażowych, w tym z KSeF, w zakresie dostępnym dla wybranego Pakietu.
• Prezentowanie faktur, klientów, terminów płatności, kwot, statusów płatności i historii działań w jednym panelu.
• Import danych o otrzymanych płatnościach z plików bankowych, w szczególności wyciągów w formacie XML/camt.053, jeżeli funkcja jest dostępna w danym Pakiecie.
• Automatyczne lub półautomatyczne dopasowywanie wpłat do faktur na podstawie danych faktury i danych przelewu.
• Konfigurację harmonogramów przypomnień wysyłanych przed terminem płatności lub po jego przekroczeniu.
• Obsługę szablonów wiadomości e-mail, danych firmy i historii wysyłki przypomnień.
• Dashboard oraz widoki pomagające sprawdzić, które faktury są opłacone, nieopłacone, po terminie lub wymagają dalszej uwagi.

§4 Pakiety i limity

Zakres funkcji zależy od wybranego Pakietu. Aktualne ceny i limity prezentowane są w Cenniku lub w Aplikacji.

• Starter - bezpłatny Pakiet obejmujący do 10 faktur w PDF, import płatności, automatyczne dopasowanie, ograniczone ustawienia harmonogramu oraz testowe przypomnienia wysyłane na własny adres e-mail.
• Professional - odpłatny Pakiet obejmujący do 200 faktur z KSeF, import płatności, automatyczne dopasowanie, pełną konfigurację harmonogramu oraz spersonalizowane przypomnienia do klientów.
• Business - odpłatny Pakiet obejmujący do 400 faktur z KSeF, import płatności, automatyczne dopasowanie, pełną konfigurację harmonogramu oraz spersonalizowane przypomnienia do klientów.
• Enterprise - Pakiet ustalany indywidualnie, obejmujący nielimitowaną liczbę faktur, pełen dostęp do aplikacji oraz możliwe dostosowania uzgodnione z Usługobiorcą.
• Usługodawca może zmieniać zakres Pakietów na przyszłość, przy czym zmiany nie powinny ograniczać opłaconego już zakresu Usług w trwającym Okresie Rozliczeniowym bez poinformowania Usługobiorcy.

§5 Rejestracja i Konto

• Korzystanie z Platformy wymaga założenia Konta i podania prawdziwych, aktualnych danych wymaganych w formularzu rejestracyjnym.
• Podczas rejestracji Usługobiorca może zostać poproszony w szczególności o adres e-mail, hasło, imię, nazwisko, nazwę firmy oraz numer NIP lub inny identyfikator podatkowy.
• Adres e-mail podany przy rejestracji służy jako login oraz podstawowy kanał komunikacji dotyczącej Konta, bezpieczeństwa, płatności i działania Platformy.
• Usługobiorca odpowiada za zachowanie poufności hasła i za działania wykonywane z użyciem Konta.
• Osoba rejestrująca Konto w imieniu firmy potwierdza, że jest uprawniona do działania w imieniu tego podmiotu albo posiada zgodę osoby uprawnionej.
• Usługodawca może odmówić utworzenia Konta, ograniczyć dostęp albo zablokować Konto, jeżeli dane są nieprawdziwe, Konto narusza Regulamin albo korzystanie z Platformy może naruszać prawo lub bezpieczeństwo usługi.

§6 Zakup, zmiana i korzystanie z Pakietu

• Po rejestracji Usługobiorca może rozpocząć korzystanie z Pakietu Starter albo wybrać odpłatny Pakiet dostępny w Cenniku.
• Zmiana Pakietu może odbywać się z poziomu Aplikacji, przez proces płatności albo po kontakcie z Usługodawcą, jeżeli wybrany Pakiet wymaga indywidualnych ustaleń.
• Dostęp do odpłatnego Pakietu może zostać aktywowany po zaksięgowaniu płatności lub po pozytywnej autoryzacji płatności przez operatora płatności.
• Jeżeli Usługobiorca przekroczy limit właściwy dla Pakietu, część funkcji może zostać ograniczona do czasu zmiany Pakietu, odnowienia limitu albo indywidualnego uzgodnienia warunków.
• Pakiet Enterprise wymaga indywidualnego kontaktu i może być objęty osobnymi warunkami handlowymi.

§7 Płatności

• Za odpłatne Pakiety Usługobiorca zobowiązuje się zapłacić Abonament zgodny z Cennikiem obowiązującym w chwili wyboru Pakietu.
• Abonament jest płatny z góry za Okres Rozliczeniowy, chyba że strony uzgodnią inaczej.
• Dostępne metody płatności są prezentowane w Aplikacji lub w procesie zamówienia.
• Jeżeli zgodnie z właściwymi przepisami do ceny należy doliczyć podatek, zostanie on naliczony zgodnie z obowiązującymi zasadami.
• Usługobiorca zgadza się na otrzymywanie faktur i dokumentów rozliczeniowych drogą elektroniczną.
• Brak terminowej płatności może skutkować ograniczeniem lub zawieszeniem dostępu do odpłatnych funkcji Platformy.

§8 KSeF, płatności i przypomnienia

• Usługobiorca odpowiada za posiadanie prawa do podłączenia danej firmy do KSeF oraz za prawidłowe skonfigurowanie integracji.
• Usługobiorca odpowiada za legalność, poprawność i aktualność danych faktur, danych klientów, adresów e-mail oraz danych używanych w przypomnieniach.
• Wyniki automatycznego dopasowania płatności do faktur mają charakter wspierający proces operacyjny i powinny być weryfikowane przez Usługobiorcę, jeżeli wymaga tego jego proces biznesowy.
• Harmonogram przypomnień działa na podstawie konfiguracji ustawionej przez Usługobiorcę. Usługobiorca odpowiada za treść, częstotliwość i zasadność wiadomości kierowanych do swoich klientów.
• Billenso nie pośredniczy w realizacji płatności pomiędzy Usługobiorcą a jego klientami i nie jest stroną relacji handlowej, której dotyczy faktura.

§9 Warunki techniczne i bezpieczeństwo

• Do korzystania z Platformy potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa oraz aktywny adres e-mail.
• Usługobiorca powinien korzystać z aktualnego oprogramowania, zabezpieczonego urządzenia oraz silnych haseł.
• Zabronione jest udostępnianie danych logowania osobom nieuprawnionym, obchodzenie zabezpieczeń Platformy, testowanie podatności bez zgody Usługodawcy lub korzystanie z Platformy w sposób zakłócający jej działanie.
• W przypadku podejrzenia nieautoryzowanego dostępu do Konta Usługobiorca powinien niezwłocznie zmienić hasło i skontaktować się z Usługodawcą.
• Komunikacja z Platformą powinna odbywać się z użyciem szyfrowanego połączenia, jednak korzystanie z Internetu zawsze wiąże się z ryzykami technicznymi.

§10 Licencja i własność intelektualna

• Na czas korzystania z Platformy Usługodawca udziela Usługobiorcy niewyłącznego, nieprzenoszalnego prawa do korzystania z Platformy zgodnie z Regulaminem i wybranym Pakietem.
• Wszelkie prawa do Platformy, interfejsu, logotypów, elementów graficznych, kodu, baz danych, dokumentacji i materiałów Billenso pozostają przy Usługodawcy lub właściwych uprawnionych podmiotach.
• Usługobiorca nie może kopiować, sprzedawać, udostępniać, modyfikować, dekompilować, prowadzić inżynierii wstecznej ani tworzyć rozwiązań pochodnych na podstawie Platformy, poza zakresem dozwolonym prawem.
• Usługobiorca zachowuje prawa do danych, dokumentów i treści wprowadzanych do Platformy.

§11 Prawa i obowiązki stron

• Usługodawca zobowiązuje się dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia działania Platformy, bezpieczeństwa danych oraz rozwoju Usługi.
• Usługodawca może wprowadzać aktualizacje, poprawki, zmiany techniczne i przerwy serwisowe, jeżeli są potrzebne do utrzymania, bezpieczeństwa lub rozwoju Platformy.
• Usługobiorca zobowiązuje się korzystać z Platformy zgodnie z prawem, Regulaminem, instrukcjami i przeznaczeniem Usługi.
• Usługobiorca odpowiada za dane wprowadzone do Platformy, konfigurację integracji, harmonogramy przypomnień i decyzje biznesowe podejmowane na podstawie danych z Platformy.
• Informacje techniczne, systemowe i obsługowe mogą być wysyłane na adres e-mail przypisany do Konta i nie stanowią informacji handlowej.

§12 Odpowiedzialność

• Billenso jest narzędziem wspierającym obsługę należności, a nie usługą księgową, podatkową, prawną ani windykacyjną.
• Usługodawca nie odpowiada za relacje handlowe Usługobiorcy z jego klientami, terminowość płatności klientów, poprawność danych dostarczonych przez Usługobiorcę ani decyzje podjęte wyłącznie na podstawie danych z Platformy.
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy lub błędy wynikające z działania usług zewnętrznych, dostawców infrastruktury, systemów bankowych, KSeF, poczty elektronicznej, operatorów płatności lub braku dostępu do Internetu po stronie Usługobiorcy.
• Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Usługobiorcy biznesowego, w zakresie dopuszczalnym przez prawo, jest ograniczona do szkody rzeczywistej i kwoty Abonamentu zapłaconego za bieżący Okres Rozliczeniowy.
• Ograniczenia odpowiedzialności nie wyłączają odpowiedzialności, której nie można wyłączyć lub ograniczyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§13 Okres obowiązywania i rozwiązanie umowy

• Umowa o świadczenie Usług zostaje zawarta z chwilą utworzenia Konta lub rozpoczęcia korzystania z Platformy po zaakceptowaniu Regulaminu.
• Usługobiorca może zakończyć korzystanie z Platformy przez usunięcie Konta lub kontakt z Usługodawcą.
• Rozwiązanie umowy może skutkować utratą dostępu do Konta, danych, konfiguracji, historii przypomnień i plików przetwarzanych w Platformie, chyba że przepisy prawa albo odrębne ustalenia wymagają dalszego przechowywania danych.
• Usługodawca może wypowiedzieć lub rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu, naruszenia prawa, działań zagrażających bezpieczeństwu Platformy, podania nieprawdziwych danych lub braku płatności za odpłatny Pakiet.
• Opłaty za rozpoczęty Okres Rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi, chyba że obowiązujące przepisy, Cennik albo indywidualne ustalenia stanowią inaczej.

§14 Reklamacje i kontakt

• Reklamacje dotyczące działania Platformy można składać drogą elektroniczną na adres contact@billenso.com.
• Reklamacja powinna zawierać dane pozwalające zidentyfikować Konto, opis problemu, datę wystąpienia problemu oraz oczekiwany sposób rozwiązania sprawy.
• Usługodawca odpowiada na reklamację w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia, chyba że charakter sprawy wymaga dłuższego czasu analizy.
• Jeżeli zgłoszenie wymaga uzupełnienia, termin odpowiedzi liczony jest od dnia otrzymania brakujących informacji.
• W zwykłych sprawach dotyczących Billenso można kontaktować się przez contact@billenso.com.

§15 Postanowienia końcowe

• Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności z powodu zmian w Platformie, Cenniku, przepisach prawa, modelu sprzedaży, bezpieczeństwie lub zakresie świadczonych Usług.
• O istotnych zmianach Regulaminu Usługodawca informuje przez Platformę, e-mail lub stronę internetową.
• Korzystanie z Platformy po wejściu w życie zmian oznacza akceptację nowego Regulaminu.
• Regulamin został sporządzony w języku polskim.
• W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy właściwe dla siedziby Usługodawcy, z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów mających zastosowanie do Usługobiorcy.
• Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.