Polityka prywatności Billenso

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Billenso przetwarza dane osobowe użytkowników strony internetowej, aplikacji oraz osób, których dane mogą pojawić się w fakturach, płatnościach i przypomnieniach obsługiwanych przez platformę.

• Billenso jest platformą wspierającą obsługę faktur sprzedażowych, integrację z KSeF, import płatności, dopasowanie wpłat do faktur oraz automatyzację przypomnień o terminach płatności.
• Polityka została przygotowana z myślą o wymogach RODO i opisuje zasady przetwarzania danych w ramach strony oraz aplikacji Billenso.

2. Administrator danych

W zakresie danych związanych z korzystaniem ze strony internetowej, założeniem konta, obsługą płatności, kontaktem, marketingiem oraz świadczeniem usług Billenso administratorem danych osobowych jest:

• Billenso Kacper Matloka
• prowadzona przez Kacper Matłoka
• Adres: Holzleitener Str. 11B, 85290 Geisenfeld, Niemcy
• E-mail: contact@billenso.com
• W zakresie danych wprowadzanych do aplikacji przez użytkowników, w szczególności danych kontrahentów, danych faktur, danych płatności oraz danych używanych w przypomnieniach, użytkownik korzystający z Billenso działa co do zasady jako administrator danych, a Billenso jako podmiot przetwarzający dane na jego rzecz.

3. Kategorie osób, których dane przetwarzamy

• Użytkownicy aplikacji Billenso i osoby zakładające konto.
• Potencjalni kontrahenci kontaktujący się przez stronę, e-mail lub formularze.
• Osoby reprezentujące firmy korzystające z Billenso.
• Kontrahenci użytkowników, których dane znajdują się na fakturach lub w przypomnieniach o płatności.
• Osoby kontaktujące się w sprawie wsparcia, reklamacji, demo lub współpracy.

4. Jakie dane możemy przetwarzać

• Dane konta: imię, nazwisko, adres e-mail, hasło przechowywane w formie zabezpieczonej, ustawienia konta i rola użytkownika.
• Dane firmowe: nazwa firmy, NIP lub inny identyfikator podatkowy, adres, logo, dane do szablonów wiadomości.
• Dane faktur: numer faktury, data wystawienia, termin płatności, kwoty, waluta, status płatności, dane kontrahenta oraz informacje pobrane z KSeF lub dodane w aplikacji.
• Dane płatności: informacje z importowanych wyciągów bankowych, w tym kwoty, daty, tytuły przelewów, dane nadawcy lub odbiorcy oraz status dopasowania płatności do faktury.
• Dane przypomnień: harmonogramy, szablony wiadomości, adresy e-mail odbiorców, historia wysyłki i statusy dostarczenia, jeśli są dostępne.
• Dane techniczne: adres IP, identyfikatory sesji, logi bezpieczeństwa, informacje o urządzeniu, przeglądarce i aktywności w aplikacji.
• Dane analityczne dotyczące korzystania ze strony i aplikacji, jeśli używane są narzędzia analityczne lub pliki cookie.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Utworzenie i obsługa konta oraz świadczenie usługi Billenso - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed zawarciem umowy).
• Integracja z KSeF, pobieranie faktur i prezentowanie ich w aplikacji - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu działania usługi).
• Import płatności, dopasowanie wpłat do faktur i aktualizacja statusów - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Planowanie i wysyłka przypomnień o terminach płatności - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes użytkownika w obsłudze należności).
• Obsługa zapytań, demo, wsparcia i reklamacji - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy) albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze komunikacji i zgłoszeń).
• Rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe - art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Obsługa płatności, subskrypcji, fakturowania, podatków i zwrotów - art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Bezpieczeństwo aplikacji, zapobieganie nadużyciom i dochodzenie roszczeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
• Komunikacja marketingowa - art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes), w zależności od kanału komunikacji i obowiązujących przepisów.
• Analityka i rozwój produktu - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora), a w przypadku wybranych narzędzi cookie również art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda użytkownika).

6. KSeF i uprawnienia użytkownika

Jeżeli użytkownik konfiguruje integrację z KSeF, Billenso przetwarza dane potrzebne do pobierania i prezentowania faktur sprzedażowych w aplikacji.

• Użytkownik powinien posiadać prawo do podłączenia danej firmy do KSeF oraz do przetwarzania danych zawartych w fakturach.
• Komunikacja z KSeF powinna odbywać się z użyciem odpowiednich mechanizmów autoryzacji, takich jak token lub inna metoda dopuszczona przez KSeF.
• Billenso nie zastępuje obowiązków księgowych ani podatkowych użytkownika; aplikacja wspiera proces operacyjny obsługi faktur i płatności.

7. Import płatności i przypomnienia

• Dane z wyciągów bankowych są przetwarzane w celu dopasowania otrzymanych płatności do faktur i aktualizacji statusów rozliczenia.
• Adresy e-mail kontrahentów użytkownika mogą być przetwarzane w celu wysyłki przypomnień zgodnie z harmonogramem ustawionym w aplikacji.
• Użytkownik odpowiada za zgodność z prawem komunikacji kierowanej do swoich kontrahentów oraz za poprawność danych używanych w przypomnieniach.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają działanie Billenso wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi.

• Dostawcy hostingu, infrastruktury chmurowej, baz danych oraz usług technicznych wspierających działanie aplikacji.
• Dostawcy poczty elektronicznej i usług wysyłki wiadomości.
• Dostawcy płatności i rozliczeń, jeśli są wykorzystywani w aplikacji.
• Stripe, jako dostawca infrastruktury płatniczej i rozliczeniowej, może przetwarzać dane potrzebne do realizacji płatności, odnowień subskrypcji, fakturowania, przeciwdziałania nadużyciom, sporów i zwrotów, w tym adres e-mail, dane firmy, identyfikatory transakcji i subskrypcji oraz status płatności. Szczegóły opisuje polityka prywatności Stripe: https://stripe.com/privacy.
• Dostawcy analityki, monitoringu błędów i bezpieczeństwa.
• Podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub techniczne na rzecz operatora.
• Organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli Billenso korzysta z dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, dane mogą być przekazywane poza EOG wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO.

• Może to obejmować decyzję Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne wymagane zabezpieczenia.
• Zakres przekazywania danych zależy od faktycznie używanych usług infrastrukturalnych, analitycznych, pocztowych i bezpieczeństwa.

10. Okres przechowywania danych

• Dane konta i dane przetwarzane w aplikacji przechowujemy przez okres korzystania z usługi.
• Po zakończeniu korzystania z usługi dane mogą być przechowywane przez okres wymagany prawem, rozliczeniami, bezpieczeństwem lub dochodzeniem roszczeń.
• Dane księgowe i rozliczeniowe mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna przetwarzania.
• Dane analityczne mogą być przechowywane w formie zagregowanej lub zanonimizowanej po zakończeniu korzystania z usługi.
• Po zakończeniu korzystania z usługi użytkownik może utracić dostęp do danych przechowywanych w aplikacji. Dane mogą zostać usunięte po upływie okresu potrzebnego do wykonania kopii bezpieczeństwa, realizacji obowiązków prawnych lub rozpatrywania roszczeń.

11. Bezpieczeństwo danych

• Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, modyfikacją lub zniszczeniem.
• Dostęp do danych jest ograniczany do osób i systemów, które potrzebują go do świadczenia usługi.
• Komunikacja z aplikacją i integracjami odbywa się z użyciem szyfrowanych połączeń, jeżeli jest to technicznie możliwe i wspierane przez używane integracje oraz infrastrukturę.
• Żadna transmisja danych przez Internet nie jest jednak całkowicie wolna od ryzyka.

12. Czy podanie danych jest obowiązkowe

• Podanie danych potrzebnych do utworzenia konta i świadczenia usługi jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Billenso.
• Podanie danych do komunikacji marketingowej jest dobrowolne.
• Brak danych faktur, płatności lub adresów e-mail kontrahentów może ograniczyć działanie wybranych funkcji, takich jak dopasowanie płatności lub wysyłka przypomnień.

13. Prawa użytkownika

• Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Prawo usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez RODO.
• Prawo ograniczenia przetwarzania.
• Prawo przenoszenia danych.
• Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
• Prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
• Prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych, w szczególności Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

• Billenso może wykorzystywać mechanizmy automatycznego dopasowywania płatności do faktur, klasyfikacji danych lub automatyzacji przypomnień o płatnościach.
• Działania te mają charakter wspierający proces operacyjny użytkownika i co do zasady nie wywołują wobec osób, których dane dotyczą, skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na nie nie wpływają.

15. Pliki cookie i analityka

• Strona internetowa i aplikacja Billenso mogą korzystać z plików cookie oraz podobnych technologii potrzebnych do działania serwisu, utrzymania sesji użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa oraz zapamiętywania ustawień.
• W zależności od używanych narzędzi mogą być również wykorzystywane pliki cookie analityczne, statystyczne lub marketingowe służące do pomiaru ruchu, analizy korzystania z serwisu, poprawy produktu oraz monitorowania skuteczności działań marketingowych.
• Jeżeli korzystanie z określonych plików cookie wymaga zgody użytkownika zgodnie z obowiązującymi przepisami, zgoda może być zbierana za pomocą odpowiedniego mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego na stronie lub w aplikacji.
• Użytkownik może również zarządzać ustawieniami plików cookie z poziomu swojej przeglądarki internetowej.

16. Kontakt

W sprawach związanych z prywatnością i ochroną danych możesz skontaktować się z nami przez contact@billenso.com.