Polityka prywatności Billenso

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Billenso przetwarza dane osobowe użytkowników strony internetowej, aplikacji oraz osób, których dane mogą pojawić się w fakturach, płatnościach i przypomnieniach obsługiwanych przez platformę.

• Billenso jest platformą wspierającą obsługę faktur sprzedażowych, integrację z KSeF, import płatności, dopasowanie wpłat do faktur oraz automatyzację przypomnień o terminach płatności.
• Polityka została przygotowana z myślą o wymogach RODO i opisuje zasady przetwarzania danych w ramach strony oraz aplikacji Billenso.

2. Administrator danych

Kacper Matloka IT Solutions, prowadzona przez Kacper Matłoka, jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Billenso, chyba że dla konkretnej czynności wskazano inaczej.

• Nazwa firmy: Kacper Matloka IT Solutions.
• Właściciel: Kacper Matłoka.
• Adres: Holzleitener Str. 11B, 85290 Geisenfeld, Niemcy.
• Kontakt w sprawach prywatności: contact@billenso.com.
• Telefon kontaktowy: +48 660 685 935 / +49 1522 1474236.

3. Kategorie osób, których dane przetwarzamy

• Użytkownicy aplikacji Billenso i osoby zakładające konto.
• Potencjalni klienci kontaktujący się przez stronę, e-mail lub formularze.
• Osoby reprezentujące firmy korzystające z Billenso.
• Kontrahenci i klienci użytkowników, których dane znajdują się na fakturach lub w przypomnieniach o płatności.
• Osoby kontaktujące się w sprawie wsparcia, reklamacji, demo lub współpracy.

4. Jakie dane możemy przetwarzać

• Dane konta: imię, nazwisko, adres e-mail, hasło przechowywane w formie zabezpieczonej, ustawienia konta i rola użytkownika.
• Dane firmowe: nazwa firmy, NIP lub inny identyfikator podatkowy, adres, logo, dane do szablonów wiadomości.
• Dane faktur: numer faktury, data wystawienia, termin płatności, kwoty, waluta, status płatności, dane kontrahenta oraz informacje pobrane z KSeF lub dodane w aplikacji.
• Dane płatności: informacje z importowanych wyciągów bankowych, w tym kwoty, daty, tytuły przelewów, dane nadawcy lub odbiorcy oraz status dopasowania płatności do faktury.
• Dane przypomnień: harmonogramy, szablony wiadomości, adresy e-mail odbiorców, historia wysyłki i statusy dostarczenia, jeśli są dostępne.
• Dane techniczne: adres IP, identyfikatory sesji, logi bezpieczeństwa, informacje o urządzeniu, przeglądarce i aktywności w aplikacji.
• Dane analityczne dotyczące korzystania ze strony i aplikacji, jeśli używane są narzędzia analityczne lub pliki cookie.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Utworzenie i obsługa konta oraz świadczenie usługi Billenso - wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem.
• Integracja z KSeF, pobieranie faktur i prezentowanie ich w aplikacji - wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu działania usługi.
• Import płatności, dopasowanie wpłat do faktur i aktualizacja statusów - wykonanie umowy.
• Planowanie i wysyłka przypomnień o terminach płatności - wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes użytkownika w obsłudze należności.
• Obsługa zapytań, demo, wsparcia i reklamacji - prawnie uzasadniony interes administratora lub wykonanie umowy.
• Rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe - obowiązek prawny.
• Bezpieczeństwo aplikacji, zapobieganie nadużyciom i dochodzenie roszczeń - prawnie uzasadniony interes administratora.
• Komunikacja marketingowa - zgoda lub prawnie uzasadniony interes, w zależności od kanału komunikacji i obowiązujących przepisów.
• Analityka i rozwój produktu - prawnie uzasadniony interes administratora, a w przypadku wybranych narzędzi cookie również zgoda użytkownika.

6. KSeF i uprawnienia użytkownika

Jeżeli użytkownik konfiguruje integrację z KSeF, Billenso przetwarza dane potrzebne do pobierania i prezentowania faktur sprzedażowych w aplikacji.

• Użytkownik powinien posiadać prawo do podłączenia danej firmy do KSeF oraz do przetwarzania danych zawartych w fakturach.
• Komunikacja z KSeF powinna odbywać się z użyciem odpowiednich mechanizmów autoryzacji, takich jak token lub inna metoda dopuszczona przez KSeF.
• Billenso nie zastępuje obowiązków księgowych ani podatkowych użytkownika; aplikacja wspiera proces operacyjny obsługi faktur i płatności.

7. Import płatności i przypomnienia

• Dane z wyciągów bankowych są przetwarzane w celu dopasowania otrzymanych płatności do faktur i aktualizacji statusów rozliczenia.
• Adresy e-mail klientów użytkownika mogą być przetwarzane w celu wysyłki przypomnień zgodnie z harmonogramem ustawionym w aplikacji.
• Użytkownik odpowiada za zgodność z prawem komunikacji kierowanej do swoich klientów oraz za poprawność danych używanych w przypomnieniach.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają działanie Billenso wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi.

• Dostawcy hostingu, infrastruktury chmurowej i baz danych.
• Dostawcy poczty elektronicznej i usług wysyłki wiadomości.
• Dostawcy płatności i rozliczeń, jeśli są wykorzystywani w aplikacji.
• Dostawcy analityki, monitoringu błędów i bezpieczeństwa.
• Podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub techniczne na rzecz operatora.
• Organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli Billenso korzysta z dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, dane mogą być przekazywane poza EOG wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO.

• Może to obejmować decyzję Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne wymagane zabezpieczenia.
• Zakres przekazywania danych zależy od faktycznie używanych usług infrastrukturalnych, analitycznych, pocztowych i bezpieczeństwa.

10. Okres przechowywania danych

• Dane konta i dane przetwarzane w aplikacji przechowujemy przez okres korzystania z usługi.
• Po zakończeniu korzystania z usługi dane mogą być przechowywane przez okres wymagany prawem, rozliczeniami, bezpieczeństwem lub dochodzeniem roszczeń.
• Dane księgowe i rozliczeniowe mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna przetwarzania.
• Dane analityczne mogą być przechowywane w formie zagregowanej lub zanonimizowanej po zakończeniu korzystania z usługi.

11. Bezpieczeństwo danych

• Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, modyfikacją lub zniszczeniem.
• Dostęp do danych powinien być ograniczony do osób i systemów, które potrzebują go do świadczenia usługi.
• Komunikacja z aplikacją i integracjami powinna odbywać się z użyciem szyfrowanych połączeń.
• Żadna transmisja danych przez Internet nie jest jednak całkowicie wolna od ryzyka.

12. Czy podanie danych jest obowiązkowe

• Podanie danych potrzebnych do utworzenia konta i świadczenia usługi jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Billenso.
• Podanie danych do komunikacji marketingowej jest dobrowolne.
• Brak danych faktur, płatności lub adresów e-mail klientów może ograniczyć działanie wybranych funkcji, takich jak dopasowanie płatności lub wysyłka przypomnień.

13. Prawa użytkownika

• Prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Prawo usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez RODO.
• Prawo ograniczenia przetwarzania.
• Prawo przenoszenia danych.
• Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
• Prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
• Prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych.

14. Pliki cookie i analityka

• Strona i aplikacja mogą korzystać z plików cookie wymaganych do działania serwisu.
• Mogą być również wykorzystywane narzędzia analityczne służące do pomiaru ruchu, poprawy produktu i monitorowania skuteczności strony.
• Jeżeli konkretne narzędzia wymagają zgody, użytkownik powinien mieć możliwość zarządzania zgodami zgodnie z obowiązującymi przepisami.

15. Kontakt

W sprawach związanych z prywatnością i ochroną danych możesz skontaktować się z nami przez contact@billenso.com.